Référence : 2311301272 - Publiée le : 30/11/2023
Loireauxence est une commune nouvelle née au 1er janvier 2016 de la fusion de 4 communes historiques : Varades, Belligné, La Rouxière et La Chapelle-Saint-Sauveur, située dans le département de Loire-Atlantique. Elle compte 7 633 habitants.
Assistant / Assistante de direction H/F
Sous l'autorité directe de la DGS, il/Elle assiste Mme la Maire ainsi que la Directrice Générale des services, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Il/Elle cordonne et assure le relais d'informations vers les mairies annexes, pôles et services. Membre du Comité de direction, il.elle en assure le compte rendu. Vous participerez par votre rôle central à la construction des services actuellement en structuration
MISSIONS
Organiser la vie professionnelle de la Maire de Loireauxence (tenir l'agenda, prise des rendez-vous, organisation des déplacements) pour Mme la maire
Assurer la coordination et le traitement des invitations faites aux élus (traitement et coordination des invitations) en lien avec les pôles
Assurer les missions d'assistanat de direction pour la DGS (gestion agenda, prise de rendez-vous, transmission des messages, organisation des déplacements, réservation de salle, préparation réunions, suivi de l'AFAFAF...)
Assurer les travaux bureautiques demandés par Mme la Maire ou la DGS (notes, courriers, diaporamas ) et soutenir la DGS dans la préparation des bureaux municipaux.
Préparer le conseil municipal (préparation et vérification des délibérations, envoi des documents .) et son suivi (élaboration du procès verbal,, transmission des délibérations aux services de la Préfecture .)
Réaliser, mettre en forme et assurer le classement/archivage des travaux conformément au cadre réglementaire
Assurer la gestion du courrier (réception, diffusion ) et la gestion des clefs pour la collectivité (agents et élus)
Effectuer une veille juridique régulière et s'assurer du respect de la réglementation
Il/Elle peut remplacer, si besoin ou en cas d'absences, la chargée de mission Communication participation citoyenne sur quelques tâches de communication (binôme)
PROFIL
Connaissances de l'environnement territorial, du fonctionnement et de l'environnement institutionnel,
Maîtrise des techniques de secrétariat : compétences rédactionnelles et d'orthographe - comptes-rendus, notes
Diplomate, capacité à gérer les relations avec les élus et les agents,
Maîtrise des outils bureautiques et connaissance et aisance dans l'utilisation les outils numériques.
Aptitudes à déterminer les priorités, à anticiper les demandes et à respecter les délais,
Rigueur, autonomie, dynamisme et polyvalence
Discrétion et confidentialité
Compétences juridiques appréciées et expérience sur un poste similaire souhaitée
CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible
Mutation / Détachement / CDD pouvant être renouvelé
Cadre d'emploi : Catégorie B - Rédacteur
Formation en adéquation avec le poste
Bureau situé à Varades. Mobilité possible sur l'ensemble des communes déléguées (Permis B exigé et véhicule indispensable)
Travail en soirée possible
PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Réception des candidatures jusqu'au 24/12/2023
Entretien : Début Janvier
Réponse courant de la semaine
Votre profil :
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
- Assurer un accueil téléphonique
- Établir
mettre à jour un dossier
une base de données
Conditions d'emploi :
Salaire : Grille FPT + RIFSEEP, Autre,
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Temps plein - 35H Travail en journée
Localisation : 44 - LOIREAUXENCE