ASSISTANT(E) DE DIRECTION h/f

Agence d'architecture spécialisée dans la maîtrise d'Å“uvre d'exécution, situé à  Paris (75), recherche un(e) :


ASSISTANT(E) DE DIRECTION h/f

Votre mission :

r />Dans le cadre de votre activité, vous aurez un rôle d'interface clé au sein d'une agence à  taille humaine en développement.

Vous serez en charge de l'accueil, du secrétariat et de la gestion administrative de l'agence. Vous assisterez le Gérant ainsi que les Directeurs de Travaux.


Fonctions de secrétariat et d'organisation:

- Standard, réponses aux questions des interlocuteurs sur des thèmes ponctuels ou répétitifs ;
- Accueil visiteurs, réception et départ de courrier, réception des commandes ;
- Frappe de courriers, notes, comptes rendu, tableaux EXCEL, publipostage ;
- Elaboration de supports de présentation ;
- Suivi de l'activité par la réalisation de tableaux de bord ;
- Reprographie, scanner, classement et archivage physique et informatique, mise sous pli ;
- Gestion de l'agenda du gérant, organisation de ses déplacements, déjeuners, et réunions.

Gestion administrative de l'agence :

- Gestion des fournitures et des stocks ;
- Vérification des factures et envoi des tableaux de frais au cabinet d'expertise comptable, établissement et remise des chèques ;
- Suivi des fournisseurs, comparatifs, recherche d'optimisation des prestations des coà»ts, suivi des abonnements ;
- Gestion du personnel : gestion des formations, suivi des temps de travail, transmission des paramètres de paie au cabinet d'expertise comptable, gestion des congés payés et des arrêts de travail ;
- Préparation et suivi des concours et appels d'offre ;
- Préparation et envoi de mailings, organisation de rendez-vous commerciaux ;
- Mise à  jour de base clients ;
- Ponctuellement, préparation des dossiers de présentation clients.


Votre profil :

r />Titulaire d'un BAC + 2 (BTS Assistant(e) de Direction ou de Gestion), vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans à  un poste similaire dans une PME. Une expérience dans une agence d'architecture, en bureau d'étude ou dans une entreprise de BTP serait appréciée

Vous cherchez à  vous investir dans une mission très active vous permettant de mettre en avant votre sens de l'initiative et votre goà»t de l'organisation.


Vous avez une excellente maîtrise du Pack Office surtout EXCEL (nombreux travaux sur EXCEL), de PowerPoint, d'Outlook et des NTIC. L'utilisation de logiciels type Photoshop et la connaissance de l'univers MAC serait un plus.

Vous êtes dotée d'une excellente présentation. Votre sens développé de l'organisation et de la responsabilité, votre forte implication ainsi que votre disponibilité seront autant d'atouts pour réussir à  ce poste.


Conditions d'emploi :

br />Localisation : Paris (75)
Type de contrat : CDI (poste à  pourvoir immédiatement)
Rémunération : à  déterminer en fonction des compétences et de l'expérience